バーチカル手帳の使い方!ビジネス手帳活用術

ビジネス手帳使い方 フリースペースにはメモや付箋などを書く

手帳の中でもバーチカル手帳を使う人は、仕事量やタスクが多いビジネスシーンで使う場合が多いと思います。ジブン手帳やアクションプランナーなど人気のバーチカル手帳をお使いの方にもおすすめのやまぐちのバーチカル手帳活用術をご紹介します!

バーチカル手帳 基本フォーマット

月間マンスリー

ビジネス手帳使い方 ハンズダイアリーマンスリー

週間バーチカル

ビジネス手帳使い方 ハンズダイアリーバーチカル

バーチカル手帳は、月間マンスリーと週間バーチカルが組み合わせてある手帳が一般的です。今回はやまぐちが使っていた手帳「A5バーチカルhands+ダイアリー」を例に週間バーチカル部分の使い方を説明します。

2017年度 hands+ダイアリー

hands+ダイアリー

手帳の使い方 ルールを決める

やまぐちのバーチカル手帳の使い方のモットーは3つ

  1. 手帳を書く時間をかけない
  2. パッと見てキレイで分かりやすい
  3. 一目で予定を可視化できる

バーチカル手帳を選ぶ時点で、仕事量が多い人が多いと思います。

仕事量が多い=時間がない

つまり手帳を書く時間がとれないので、簡単に予定が分かって見た目がキレイに使えるかを大切に考えています。

そのためパッとみて分かるように、まずは自分の手帳ルールを決めます!

4色ボールペンの色を決める

ビジネス手帳使い方 3色ボールペンで色分けをする

パッと手帳を見た時に状況が分かるよう、ボールペンの色に意味をつけます。

使う用途重要度
重要・〆切★★★★
会議・MTG★★★
その他重要な事★★
基本色・メモ

やまぐちの場合はこんな感じの意味づけにしています。大事なのは色の重要度赤が重要性が高い意味づけをしているので、パッ手帳を見た時に赤=緊急 青=会議 と一目で分かります。

色合いはの3色が一般的ですが、テンションが上がる好きなカラーリングが良いと思います(・◡・)

1メモリの時間を決める

ビジネス手帳使い方 バーチカルメモリの使い方

バーチカル手帳の最大の特徴は縦軸のメモリです。メモリはバーチカル手帳の種類によってさまざまです。

▼代表的な手帳の時間軸

  • アクションプランナーは1メモリ30分
  • ジブン手帳は方眼1マス30分

1メモリ1時間が一般的です。1メモリの手帳は0.5メモリ=30分として使うと効果的です。

予定に合わせて↓矢印をひくと一つの作業あたりの時間(工数)が分かりやすくなります。

バーチカル手帳の使い方

1、会議・MTGの予定を埋める

ビジネス手帳使い方 バーチカルの予定・MTGを書き込む

まずは絶対に必要な予定の時間を記入します!

やまぐちの場合は青=会議で記入しています。時間帯や日程は変更される可能性はありますが、会議・MTG・来客の予定は必ず時間が取られる予定です。

例えば、1日8時間勤務だとして1日2時間会議が入れば、実際の作業ができる時間は6時間になります。

文字で見ると6時間かーと思いますが、実際は午前中と午後の2回会議があったり、2時間続けての来客があったり…と時間帯を可視化しやすいのがバーチカル手帳の特徴です。

まずは会議の時間をバーチカル手帳に埋めると、その日に行う作業時間の可視化がしやすくなります。

2、重要・〆切を書く

ビジネス手帳使い方 バーチカルの重要・〆切を書き込む

次に重要な予定・〆切の予定を書きます!

やまぐちの場合は赤=緊急で記入しています。時間が関わるもの(15時までとか)はバーチカル部分に、その日の行うものはバーチカルの見出しに緊急性がの高いものを記入します。

3、タスク・TODOを書く

ビジネス手帳使い方 タスク・TODOを書き込む

最後にタスクやTODOを記入します!

TODOには「仕事内容」と「作業の見積もり時間」を書いておきます。

〆切が近い仕事をその日のTODOに入れたり、会議と会議のスキマ時間に見積もり時間が合う仕事を入れたり作業工数を調整します。

バーチカルの1日の予定から会議〆切の予定を引いた時間が1日に使える作業工数になります。

つまり1日の予定ー会議ー〆切=作業時間

TODOをバーチカルにパズルのように入れていきます。

まとめ「自分ルール」と「可視化」がポイント

ビジネス手帳使い方 フリースペースにはメモや付箋などを書く

ざっと試しに記入した例がこちらです。

手帳を見てその日にどれくらい予定が入っていて、空き時間はどれくらいか空いている時間に何ができるパッと見て分かるのがポイント

バーチカル手帳に↓矢印を引いてやることをメモしていくと、どのくらい何に時間がかかったか日報も書きやすいのでおすすめです。

仕事内容」と「作業の見積もり時間」と合わない場合は↓矢印で伸ばしたり減らすと、実際に自分がどのくらい作業に時間がかかったか見直せます。

手帳の使い方は色々な方法があると思いますが、バーチカル手帳を使う参考になれば嬉しいです(*´◡`*)

2017年度 hands+ダイアリー

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