2017年2月25日に行われた第3回「カンミ堂ふせん ミーティング」に参加しました！ 「テンミニッツ」や「ココフセン」といった大人気の付箋を開発した文具メーカーさんならではの付箋術や仕事管理の数々を、レポートと合わせてご紹介します。
「カンミ堂」ってどんな会社？
株式会社カンミ堂は、東京の恵比寿にある文具メーカーです。2009年にふせんでタスクを管理するツール「テンミニッツ」の発売以降、付箋（ふせん）を中心にした商品が充実しています。
やまぐちは、最初に「カンミ堂」と名前を聞いたときに“カンミ＝甘味？”……と、お菓子の会社を想像しましたが、社長のご祖父さまが元々『甘美堂(かんみどう)』という製あん所を営んでいたそうです。その屋号を継いで1989年に「カンミ堂」が設立されました。
オフィスの入り口には、商品がずらりと展示されています。「ペントネ」や「スット」などの商品がおしゃれにディスプレイされていて、見ているだけで思わずワクワクします！
第3回「カンミ堂ふせん ミーティング」に参加しました！
“世の中に笑顔を広げる”ことを理念に掲げるカンミ堂さんが、お客様の笑顔を直接見たいという思いからスタートしたのが「カンミ堂 ふせんミーティング」。各回ごとに異なるテーマに合わせ、ユーザーさんとカンミ堂の社員さんが「ふせん」をキーワードに楽しく交流する座談会です。
第3回は、カンミ堂の社員の方々から“ふせんを使う仕事管理法”のポイントを知って、体験する座談会が行われました。今回やまぐちは、取材という形で参加！ どんなイベントか内容を詳しくご紹介します。
第1部 末永社長の「カンミ堂の仕事管理の考え方」
こちらがカンミ堂の代表取締役 末永社長。座談会では、末永社長から「カンミ堂の仕事管理の考え方」について詳しく伺いました。
会社設立後に末永社長は「社員の時間管理ツールをどうしたら効率化できるか？」という部分に課題を感じ、時間管理について徹底的に学ばれたそうです。
「ポイントは１.時間を“可視化”すること ２.所要時間の見積もり方 3.優先順位のつけ方なんです。」と語る末永社長。そこで、ふせんとバーチカルの時間軸に着眼し、ふせんでタスク管理をするツール「テンミニッツ」シリーズの開発につながりました。
「テンミニッツ」は、ふせん使うタスク管理ツールです。ToDoや予定をふせんに書き出し“いつやるか”を決め、時間軸に貼りつけて使います。こうすることで、“何をどれくらいやるか”が可視化されるのがポイント。また、ふせんを手で動かしながら、タスクの優先順位を考えられます。
こちらは、今回参加メンバーだった社員の方の過去の手帳です。中は付箋でギッシリ。付箋でタスク管理をすることで、定時を意識して仕事を組み立てる感覚や、優先度の割り振りが身についたそうです。
第2部 １マイ手帳を使ったワークショップ
2016年10月にカンミ堂から「1マイ手帳」という画期的なサービスが登場しました！
会社や仕事上でGoogleカレンダーを利用している方も多いと思いますが、予定が入ったGoogleカレンダーをそのままプリントできる、とても便利なサービスです。
「1マイ手帳」公式ページ
「1マイ手帳」をプリントしたものがこちら。Googleカレンダーに入力した予定がそのまま出力されます。また、このフォーマットは「テンミニッツ手帳」と同種のもので、対応ふせんの「ココフセンカード」のふせんがぴったりおさまり、「テンミニッツ」と同様のふせんを使ったタスク管理を行うことができます。そこで、この「1マイ手帳」と「ココフセンカード」の2つを使って、仕事のタスクを管理を実際にワークショップ形式で体験しました。
「ココフセンカード」を使ったタスク管理方法！
今回はワークショップ用にカスタマイズされたカラーの「ToDo整理用ココフセンカード」を使って、仕事の予定を管理していきます。ここからはカンミ堂流のふせん仕事管理方法をご紹介します！
1、仕事の種類に合わせてふせんを色分け！
先ほどの社長のお話にもあった「有限である時間」をいかに可視化するかがポイントです！ 仕事の種類は大きく下記の２種類に分かれます。それぞれの予定を該当する色の付箋に書き込み「1マイ手帳」に貼り付けます。
- 人と一緒にやる仕事…時間が動かせない（青）
- 自分ひとりでやる仕事…時間を動かせる（黄色）
会議や商談など、人と一緒にやる仕事の予定は基本的に時間をずらせませんよね。そこで、まずは「動かせない予定」から優先して予定を組みます。次に空いた時間を自分ひとりで行う「動かせる予定」を埋めていきます。
2、仕事の時間をふせんのサイズで可視化！
次に仕事の時間がどれくらいかかるか？ がポイントになります。ふせんのサイズで、タスクに必要な時間を可視化させていきましょう。「ココフセンカード」のふせんには2種類の幅があります。
- １時間の会議…11mmサイズ
- 30分の会議…5.5mmサイズ
90分や、120分かかる仕事はこの付箋を組み合わせていきます。仕事にかかかる時間を可視化させることで、自分がその仕事に対してどのくらい時間がかかっているのか分かりやすくなります。
ワークショップではこんなことをやりました！
付箋の使い方を学んだあとは、実際に1週間の仕事の予定をたてるワークショップを行いました。文具メーカー勤務の「甘味さん」のスケジュールを埋めていきます。ちなみに甘味さんにはマイルールが3つあります。
- 仕事の時間は9：00から18：00に収めたい
- メールチェックは午前中に！
- 外出の前後に30分の移動時間をとる
このマイルールを前提に、どんどん入る仕事の予定を組んでいきます。
月曜日～金曜日まで、どんどん仕事が追加されていきます。「甘味さん」は営業なので、来社や外出のアポイントが入ります。「他人との仕事」は時間をずらせないので、優先的に書き出し予定の時間に貼っていきます。その合間にひとりのふせんを貼り仕事を終わらせていくイメージです。
1週間たつとこんな感じに
予定とタスクでぎっしり！！
- ピンク…あらかじめ入っている「プライベートの予定」
- 青…会議など「人と一緒にやる予定」
- 黄色…資料作成など「自分一人の予定」
1日の就業時間が8時間と仮定すると「1時間の付箋×8ブロック」をいかに効率的に埋めるかが鍵…。まさにパズル！
新商品の「クリップココフセン」を体験！
最後に2017年2月28日発売の新商品の「クリップココフセン」を体験しました。手帳や、ノートはさんで使えるクリップ式の付箋です。本との相性も抜群で、読書の際に気になるところを付箋でマークするのにも使えます。
「ふせん ミーティング」のフムフムポイント
改めて時間の使い方を意識！
仕事でのタスク管理はたる程度熟知していたつもりでしたが、目からウロコの発見がたくさんありました！ 特に「時間は有限」であることを再認識。仕事が忙しいと残業をズルズルやってしまったり、作業しながらランチタイムになったり…。自分の時間をついつい、調整弁にしがちだったので反省です。
「1マイ手帳」や「ココフセンカード」を使ったタスク管理は、やまぐちにはぴったりで早速はじめてみました(*´◡`*) 付箋を使ったスケジュール管理は、作業量を可視化できるので、一度試してみてはいかがでしょうか？
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